Nel costruire un contratto di servizi di factoring è fondamentale tradurre in clausole chiare e operative l’equilibrio tra l’esigenza di liquidità dell’azienda cedente e la necessità dell’factor di gestire rischio e flussi di cassa. Questa guida intende accompagnare il lettore nella definizione delle parti, nell’individuazione del perimetro delle fatture cedute, nella disciplina del trasferimento dei crediti e nelle modalità di corresponsione dei corrispettivi, con particolare attenzione alle garanzie, alle ipotesi di regresso e alle tutele contro frodi o inesigibilità. Spiegheremo come formulare rappresentanze e garanzie efficaci, clausole di indennizzo proporzionate al rischio, meccanismi di calcolo delle commissioni e degli interessi, nonché le regole per la gestione delle contestazioni, delle comunicazioni ai debitori e della riservatezza dei dati, sempre nel rispetto della normativa applicabile. L’obiettivo non è solo evitare ambiguità tecniche ma costruire uno strumento contrattuale che renda prevedibili i comportamenti delle parti, agevoli l’operatività quotidiana e limiti i potenziali contenziosi, offrendo al contempo spunti pratici per adattare il modello alle diverse esigenze commerciali.
Come scrivere un contratto servizi di fattorinaggio
Il contratto di servizi di fattorinaggio è un accordo commerciale con il quale un’impresa (cedente) trasferisce a una società specializzata (factor) il complesso dei crediti nascenti dalla sua attività aziendale, o singoli crediti, in tutto o in parte, con l’intento di affidare al factor la gestione amministrativa e la riscossione, ottenere anticipi di liquidità, e a volte trasferire il rischio di insolvenza del debitore. Nella pratica il contratto non si limita alla mera cessione dei crediti: esso regola una serie di prestazioni accessorie come l’anticipazione finanziaria, l’incasso, il controllo del portafoglio clienti, la gestione delle controversie e, se prevista, la garanzia contro il rischio di mancato pagamento. Da un punto di vista giuridico si tratta di un mix di istituti: cessione dei crediti, servizi di incasso e finanziamento, con possibili profili assicurativi o di garanzia; per questo la disciplina contrattuale deve essere precisa e completa, contemperando interessi economici, obblighi operativi e profili di compliance.
Nel redigere un contratto di fattorinaggio è essenziale partire dall’identificazione puntuale delle parti e dalla definizione del perimetro dell’operazione: bisogna indicare chiaramente chi è il cedente, chi è il factor, se il factor opera in qualità di compratore dei crediti o quale semplice mandatario per la riscossione, e stabilire l’oggetto del contratto distinguendo se la cessione riguarda un portafoglio preesistente, crediti futuri generici o singole fatture. Occorre descrivere la natura e l’estensione delle prestazioni fornite dal factor, specificando se esiste una facoltà o un obbligo di anticipazione dell’importo dei crediti, l’eventuale importo o percentuale dell’anticipo, e le condizioni per la restituzione dell’anticipazione nei casi di crediti contestati o non esigibili. La clausola che regola la modalità di trasferimento dei crediti deve definire se la cessione è pro soluto, con trasferimento del rischio di insolvenza, o pro solvendo, con diritto di rivalsa sul cedente; questa distinzione ha rilevanti conseguenze economiche e sistemiche e richiede formule chiare che disciplinino la gestione dei crediti contestati, il termine per il riaccredito o la richiesta di riacquisto, e le modalità di calcolo di interessi e commissioni in caso di esercizio della rivalsa.
La parte economica del contratto merita particolare attenzione: oltre al prezzo o alla percentuale anticipata va descritta la struttura delle commissioni per i servizi (commissione per gestione, commissione per incasso, oneri amministrativi), l’applicazione di interessi sulle somme anticipate e la modalità di calcolo (tassi nominali o tassi effettivi, base di calcolo, capitalizzazione), nonché eventuali penali e spese recuperabili in caso di insolvenza o di procedimenti giudiziari. Va inoltre chiarito come si esegue la liquidazione finale: termini per la rendicontazione periodica, modalità di comunicazione degli incassi, tempistiche per eventuali conguagli e modalità di rettifica dei saldi. Le firme devono essere accompagnate dall’indicazione dei conti correnti sui quali effettuare pagamenti e accrediti, e dalle disposizioni operative per gli accrediti dei crediti incassati direttamente dal factor.
Dal punto di vista procedurale è fondamentale disciplinare in modo dettagliato la notifica ai debitori e la gestione delle opposizioni. Il contratto deve stabilire se il factor notificherà formalmente la cessione ai debitori e in quale forma, chi assume la responsabilità delle comunicazioni e quale effetto produrranno le contestazioni del debitore sui termini di pagamento e sui meccanismi di revoca dell’anticipazione. È opportuno inserire clausole che regolino l’obbligo del cedente di consegnare documentazione probatoria della esigibilità dei crediti, quali fatture, contratti commerciali, note di consegna, e dichiarazioni sul fatto che i crediti non sono vincolati o già ceduti ad altri. Le garanzie e le dichiarazioni del cedente sono centrali: devono attestare l’esistenza, la validità e l’assenza di contestazioni dei crediti, l’assenza di pignoramenti o sequestri, la regolarità fiscale e contributiva con riferimento ai rapporti che hanno dato origine ai crediti, e la conformità alle norme di antiriciclaggio. Per evitare sorprese è utile prevedere la possibilità per il factor di effettuare accertamenti e verifiche sui clienti del cedente, nonché il diritto di sospendere le anticipazioni in presenza di segnali di deterioramento del portafoglio.
La gestione delle controversie e dei crediti contestati deve essere regolata con criteri operativi: il contratto dovrebbe prevedere procedure per la segnalazione di contestazioni, tempi per la notificazione delle contestazioni al factor, modalità di gestione condivisa delle vertenze (ad esempio decisioni congiunte sull’inizio di azioni giudiziarie), e regole per l’eventuale ripartizione di oneri legali. È utile anche stabilire meccanismi per la risoluzione delle controversie tra le parti, indicando la legge applicabile e il foro competente o il ricorso alla mediazione o all’arbitrato, in modo da ridurre l’incertezza sulle fasi successive. Temi trasversali come la protezione dei dati personali devono essere integrati nel testo: il factor tratterà dati di clienti e debitori e quindi il contratto deve prevedere i ruoli (titolare, responsabile del trattamento), le finalità, le misure di sicurezza e gli obblighi di riservatezza, in conformità alle norme vigenti in materia di privacy.
Sul piano operativo occorre definire il funzionamento della rendicontazione: frequenza delle comunicazioni, contenuto minimo dei report, periodicità dei rendiconti contabili, formato dei dati trasmessi e modalità di accesso a informazioni sullo stato dei crediti. È prassi inserire clausole che attribuiscono al factor il diritto di effettuare verifiche contabili e ispezioni presso il cedente per controllare la documentazione a supporto dei crediti. Anche le clausole di responsabilità, indennizzo e limitazione dei danni meritano particolare cura: devono stabilire responsabilità in caso di errori nella gestione, obblighi di indennizzo per false dichiarazioni e limiti massimi di responsabilità compatibili con la natura commerciale del rapporto.
Per la durata e la cessazione del contratto è necessario prevedere sia la durata iniziale, sia le condizioni di rinnovo tacito o esplicito, nonché i casi di recesso e di risoluzione anticipata per inadempimento, insolvenza o cambiamenti rilevanti nella situazione patrimoniale di una delle parti. La clausola di post-contrattuale disciplina che regola il trattamento dei crediti residui alla scadenza o dopo la risoluzione deve chiarire chi mantiene la titolarità dei crediti trasferiti, come verranno gestiti gli incassi successivi, e se il factor potrà esercitare le azioni di recupero anche dopo la cessazione del contratto per somme ancora dovute. È prudente inserire misure di protezione nel periodo transitorio, per evitare che la cessazione produca perdite non previste per il factor o pregiudizi per il cedente.
Dal punto di vista stilistico e tecnico la redazione richiede chiarezza terminologica, una sezione di definizioni che delimiti esattamente termini come “crediti”, “portafoglio”, “anticipazione”, “pro soluto/pro solvendo”, “incasso”, e “contestazione”, e clausole che evitino ambiguità su cifre, percentuali, scadenze e soglie temporali. Le formule contrattuali dovrebbero contenere esempi numerici nei punti più critici, come il calcolo degli interessi o dell’anticipazione, per prevenire interpretazioni divergenti. È consigliabile allegare al contratto modelli di documenti operativi: schede dei crediti ceduti, fac-simile di comunicazione ai debitori, mandate di incasso, e il tariffario delle commissioni, così che le parti abbiano riferimenti concreti e sincronizzati con le clausole contrattuali.
Infine, non va trascurata la conformità normativa e fiscale: il contratto deve contemplare gli aspetti relativi all’imposta sul valore aggiunto, alla responsabilità fiscale sui crediti ceduti, e agli obblighi antiriciclaggio e di segnalazione. Data la complessità e le ricadute patrimoniali e fiscali di un contratto di factoring, è sempre opportuno che la stesura definitiva venga verificata da un legale esperto nel settore e, se necessario, da consulenti fiscali e bancari per adattare il testo alle esigenze operative, al profilo di rischio delle parti e alla normativa vigente.
Fac simile contratto servizi di fattorinaggio
CONTRATTO DI FACTORING
Tra
1) __________________ (di seguito “Cedente”), con sede in __________________, codice fiscale/partita IVA __________________, rappresentata da __________________ in qualità di __________________;
e
2) __________________ (di seguito “Factor”), con sede in __________________, codice fiscale/partita IVA __________________, rappresentata da __________________ in qualità di __________________;
Premesso che
a) il Cedente svolge attività di __________________;
b) il Cedente intende cedere al Factor crediti derivanti da contratti con i propri clienti per finanziare la propria attività;
c) il Factor è disponibile ad acquistare i crediti e/o a gestirne l’incasso alle condizioni di seguito indicate;
Si conviene e stipula quanto segue.
Articolo 1 – Oggetto
1.1 Il Cedente conferisce al Factor, che accetta, un contratto di factoring avente ad oggetto l’acquisto e/o la gestione e/o l’amministrazione dei crediti commerciali vantati dal Cedente verso i propri debitori identificati nel seguito o che verranno segnalati nel corso del rapporto (di seguito “Crediti”).
1.2 Il presente contratto regola i termini e le condizioni della cessione, dell’acquisto, della gestione, dell’incasso e, se concordato, del rischio di insolvenza sui Crediti.
Articolo 2 – Tipologia e durata
2.1 Tipologia di factoring: __________________ (es. pro soluto / pro solvendo / misto).
2.2 Il presente contratto ha durata dalla data di sottoscrizione fino al __________________, salvo rinnovo o risoluzione anticipata nei termini previsti dal presente contratto.
Articolo 3 – Cessione dei crediti
3.1 Il Cedente cede al Factor, ai sensi dell’art. 1260 e ss. del Codice Civile e delle normative vigenti, i Crediti indicati in elenco allegato e quelli che saranno successivamente comunicati.
3.2 La cessione si intenderà perfezionata con l’invio al debitore della comunicazione di avvenuta cessione o con altri mezzi idonei concordati tra le parti.
Articolo 4 – Prezzo di acquisto e anticipazione
4.1 Il prezzo di acquisto dei Crediti è determinato applicando una percentuale pari a __________________% sull’ammontare nominale dei Crediti (di seguito “Percentuale di Acquisto”), salvo diverso accordo scritto per singolo credito.
4.2 Il Factor potrà corrispondere al Cedente, a titolo di anticipazione, un importo pari a __________________% dell’ammontare nominale dei Crediti acquisiti, nell’ambito dei limiti di linea di credito concessi e secondo le modalità operative concordate.
Articolo 5 – Commissioni, interessi e oneri
5.1 Il Cedente corrisponderà al Factor commissioni di factoring pari a __________________% sull’ammontare dei Crediti ceduti.
5.2 Sugli anticipi erogati saranno dovuti interessi nella misura del __________________% annuo, calcolati sulla base di giorni effettivi/360 (o 365) secondo la prassi concordata.
5.3 Eventuali spese amministrative, legali e di incasso sostenute dal Factor saranno a carico di __________________ come segue: __________________.
Articolo 6 – Rappresentazioni e garanzie del Cedente
6.1 Il Cedente dichiara e garantisce che:
a) i Crediti oggetto di cessione sono validi, esigibili, non contestati, non soggetti a pignoramento né ad altre cause di prelazione;
b) i debitori dei Crediti non sono in stato di insolvenza o fallimento alla data di cessione;
c) non esistono accordi, cessioni o garanzie preesistenti che limitino o pregiudichino la cessione al Factor;
d) fornirà tutta la documentazione necessaria per la verifica dei Crediti.
6.2 Qualora venga accertata la non veridicità delle suddette garanzie, il Cedente sarà tenuto a manlevare e indennizzare il Factor per ogni danno, perdita o onere.
Articolo 7 – Obblighi del Factor
7.1 Il Factor si impegna ad esaminare i Crediti e, ove previsto, ad erogare le anticipazioni nei termini concordati.
7.2 Il Factor svolgerà, con diligenza professionale, le attività di gestione e/o incasso dei Crediti ceduti.
7.3 Il Factor informerà tempestivamente il Cedente circa contestazioni, proroghe o ritardi nei pagamenti da parte dei debitori.
Articolo 8 – Regime di responsabilità e regressi
8.1 Modalità di responsabilità: __________________ (specificare se pro soluto, pro solvendo o condizioni miste).
8.2 In caso di factoring pro solvendo, il Cedente rimane obbligato in regressione per i Crediti non incassati secondo le modalità seguenti: __________________.
8.3 In caso di factoring pro soluto, il Factor assume il rischio di insolvenza dei debitori alle condizioni contrattuali concordate e riportate nel presente contratto e negli allegati.
Articolo 9 – Documentazione e flusso informativo
9.1 Il Cedente consegnerà al Factor, all’atto della cessione, la documentazione comprovante l’esistenza e la validità dei Crediti, ivi compresi contratti, fatture, note di credito e documenti di trasporto.
9.2 Le parti concordano su un flusso informativo e di reporting periodico secondo le modalità e le tempistiche indicate in allegato: __________________.
Articolo 10 – Pagamenti e compensazioni
10.1 I pagamenti da parte del Factor al Cedente saranno effettuati mediante bonifico su conto corrente intestato a __________________, IBAN __________________, banca __________________.
10.2 Il Factor avrà il diritto di compensare somme dovute dal Cedente a qualsiasi titolo con i proventi di incasso dei Crediti.
Articolo 11 – Confidenzialità
11.1 Le parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni confidenziali acquisite in relazione al presente contratto e a non divulgarle a terzi se non nei casi previsti dalla legge o previo consenso scritto dell’altra parte.
11.2 L’obbligo di riservatezza continuerà per la durata del contratto e per __________________ anni successivi alla sua cessazione.
Articolo 12 – Cessione del contratto e deleghe
12.1 Il Factor potrà cedere o trasferire, in tutto o in parte, i diritti derivanti dal presente contratto previa comunicazione al Cedente, salvo diversa pattuizione per i dati sensibili.
12.2 Il Cedente non potrà cedere il presente contratto senza il consenso scritto del Factor.
Articolo 13 – Recesso e risoluzione
13.1 Ciascuna parte potrà recedere dal presente contratto mediante comunicazione scritta con preavviso di __________________ giorni.
13.2 Il Factor potrà risolvere il contratto per inadempimento del Cedente dopo aver inviato formale messa in mora con termine di ________________ giorni per adempiere.
13.3 Alla cessazione del contratto permane l’obbligo di regolare tutti i Crediti ceduti, gli importi anticipati, le commissioni e gli oneri maturati.
Articolo 14 – Forza maggiore
14.1 Nessuna delle parti sarà responsabile per l’inadempimento totale o parziale dei propri obblighi se dovuto a cause di forza maggiore, quali eventi naturali, guerre, scioperi, restrizioni normative o analoghi eventi imprevedibili e inevitabili.
Articolo 15 – Responsabilità e limitazione
15.1 Salvo dolo o colpa grave, la responsabilità di ciascuna parte è limitata al risarcimento diretto dei danni effettivamente sostenuti e non comprende danni indiretti, consequenziali o perdita di profitto, salvo diverso accordo espressamente previsto.
Articolo 16 – Normativa applicabile e foro competente
16.1 Il presente contratto è regolato dalla legge italiana.
16.2 Per ogni controversia derivante dal o connessa al presente contratto sarà competente in via esclusiva il Foro di __________________, salvo diverso accordo inderogabile tra le parti.
Articolo 17 – Trattamento dei dati personali
17.1 Le parti si danno reciprocamente atto che i dati personali trattati in esecuzione del presente contratto saranno trattati conformemente alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Reg. UE 2016/679 e normativa nazionale).
17.2 Il dettaglio delle finalità, delle modalità e dei soggetti eventualmente incaricati è indicato nell’informativa allegata: __________________.
Articolo 18 – Disposizioni finali
18.1 Ogni modifica o integrazione al presente contratto dovrà essere effettuata per iscritto a pena di nullità.
18.2 Gli allegati indicati nel presente contratto fanno parte integrante dello stesso: elenco allegati __________________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo e data: __________________
Per il Cedente
Nome e qualifica: __________________
Firma: __________________
Per il Factor
Nome e qualifica: __________________
Firma: __________________
Allegati
– Elenco Crediti: __________________
– Informativa privacy: __________________
– Modalità operative e flussi informativi: __________________
– Altri allegati: __________________